Attività e Progetti GASQ
GASQ permette di gestire in
modo semplice ed immediato ogni tipo di attività consentendone:
- la pianificazione temporale,
- l’assegnazione ad un responsabile e/o ad un gruppo di
lavoro,
- la notifica via e-mail agli interessati,
- la classificazione
per tipologia e processo aziendale,
- la gestione delle scadenze,
- l’assegnazione di una priorità,
- di allegarvi files di qualsiasi tipo,
- il Controllo di Gestione (costi, ricavi, impiego risorse)
- ed altro ancora.
E’ possibile gestire ‘attività singole’ o ‘attività complesse’ (progetti)
Per “attività singole” si intendono quelle
attività non collegate ad altre che sono affidate ad un
Responsabile dell’attività, con il coinvolgimento
per informazione di altre persone o gruppi (coinvolti).
Quando per una determinata attività si prevedono varie ‘sottofasi’ che
devono essere gestite in forma coordinata, si crea un Progetto che fa’ da “contenitore” alle varie attività.
Una volta inserite le varie attività, è possibile:
- modificare le assegnazioni effettuate, qualora
ce ne fosse la necessità (ad esempio: cambio di scadenze,
di personale coinvolto etc);
- gestirne lo stato (in corso, sospesa, chiusa)
- la ricerca, visualizzazione ed ordinamento
in base a numerosi criteri (intervallo temporale, utenti, priorità,
per tipologia, settore, scadenza etc)
- effettuare un semplice Controllo di Gestione confrontando
Costi, Ricavi e Impiego Risorse Preventivi, Consuntivi, Stati
d'avanzamento e Previsioni.
Progetti e Attività possono
essere creati liberamente oppure utilizzando dei Modelli
di Attività (Work Flow) predefiniti. In tal modo
si genera un Progetto che contiene tutte le attività previste per
quel tipo di Modello con già preimpostati tutti i dati altrimenti
ripetitivi.
In particolare con GASQ ciascun
utente può gestire in maniera
semplice ed immediata il proprio ‘piano di lavoro’,
ovvero l’elenco delle attività in scadenza a suo carico,
scegliendo tra tre tipi di visualizzazione diverse:
- Elenco delle Attività e dei Progetti in Corso,
- Agenda / Calendario,
- Diagramma di Gantt.
Gestione Documenti
GASQ permette di gestire l'intero Ciclo di vita dei Documenti aziendali.
Nelle impostazioni
generali:
- Classificazione in Famiglie / Tipi dei Documenti
Aziendali,
- Attribuzione diversificata agli Utenti dei Diritti per i Documenti
(creazione, verifica, approvazione, lettura),
quindi
- Creazione del Frontespizio-Documento e inserimento nel GASQ
del "file" vero
e proprio ( in Bozza),
- Eventuale Verifica a cura di un gruppo di Verificatori,
- Approvazione a cura di un Responsabile definito,
- Notifica ad un elenco di nominativi dell'avvenuta Approvazione
e Pubblicazione
(Distribuzione Controllata),
- Pubblicazione del documento e disponibilità per
la lettura
a tutti gli utenti autorizzati (apertura del "file" e/o visualizzazione
dei dati contenuti nel Frontespizio),
in seguito
- i Lettori possono aggiungere delle Note per chiedere delle modifiche
al Documento ,
- i precedenti Responsabili possono attivare una Revisione secondo
le medesime modalità della prima versione,
- si può prevedere un periodo di validità del Documento oppure
unaata di scadenza.
Il Promemoria informa gli Utenti di cosa devono
fare in relazione ai Documenti (leggere i nuovi, verificare o approvare
un documento in revisione, etc...) secondo le singole responsabilità.
GASQ mantiene in Archivio traccia di tutte le Revisioni e dell'avvenuta Distribuzione
Controllata.
Per alcuni Documenti si può prevedere una gestione semplificata.